Vor einigen Monaten hat Adobe seine Version Acrobat 7.0 für den Markt freigegeben. Wieder einmal sind zahlreiche neue Funktionen hinzugekommen und wieder einmal gilt es für die Anwender, sich unter einer veränderten Benutzeroberfläche möglichst schnell zurecht zu finden. Was also ist nahe liegender, als den Mann zu einem Workshop einzuladen, der die aktuelle Version von Acrobat mit beeinflusst hat. Stephan Jaeggi, weltweit anerkannter Spezialist für PDF und JDF, Fachautor, Referent und Unternehmensberater aus Basel, verstand es hervorragend, den umfangreichen Stoff zu vermitteln.

Gronenberg arbeitet schon seit über zehn Jahren mit Stephan Jaeggi zusammen und hat im frühen Stadium von Acrobat bereits elektronische Kataloge realisiert. Und Gronenberg hat das erworbene und erarbeitete Wissen kontinuierlich im Rahmen der Gronenberg Akademie an seine Kunden weitergegeben. So fanden sich auch Anfang September 2005 wieder rund 30 Teilnehmende zum Seminar in Wiehl ein, um vom Know-how-Transfer des Druck und Medienbetriebes zu profitieren.

Standard für den Datenaustausch

Es gibt wohl keinen Zweifel mehr daran, dass PDF-Dokumente inzwischen zum idealen Datenaustauschformat zwischen Kunde und Druckerei geworden ist. Doch die regelmäßigen Updates mit jeweils neuer Bedienoberfläche haben viele Anwender unsicher werden lassen, ob und wann sich der Umstieg lohnt. Um es gleich vorweg zu nehmen: Stephan Jaeggi rät dringend zum Umstieg auf Acrobat 7, da diese Version ein echter Zugewinn für Publisher aller Art geworden ist.

„Früher hat Adobe eine Version fertiggestellt und dann vor der Freigabe einige Insider befragt. Bei der Version 7 wurden tatsächlich einige Praktiker im Vorfeld informiert und zu Rate gezogen,“ erläuterte Stephan Jaeggi. Was dazu geführt habe, dass wesentliche Funktionen für die Zusammenarbeit zwischen Kunden und Druckindustrie mit einbezogen und einfacher wurden.

Beispielsweise hat Adobe Acrobat 7.0 eine Prepress-Werkzeugleiste spendiert sowie eine Reihe neuer Prepress-Funktionen eingeführt. Über 80 neue oder erweiterte Funktionen hat der Hersteller dem Release seines neuen Flaggschiffes mitgegeben. Doch schon mit der Version 6.0 wurde die Funktionsvielfalt in Acrobat so groß, dass der Hersteller versuchte, die unzähligen Funktionen durch Menüs optimal für den Anwender zu positionieren. Nun, mit der Version 7.0 wurde dies alles noch transparenter. Obwohl fast jedes Menü auch als Werkzeugleiste auf dem Monitor positionierbar ist, werden nur die nötigsten Werkzeugleisten beim Start geöffnet. So kann der Anwender wählen, welche Werkzeugleisten er in Acrobat grundsätzlich nutzen möchte. Trotz der Funktionsvielfalt präsentiert sich Acrobat somit sehr aufgeräumt. Was zum anderen den Vorteil hat, dass auch die Ladezeiten der neuen Version erheblich verkürzt wurden.

Es bleiben allerdings noch einige Funktionalitätsunterschiede zwischen Macintosh und Windows-Release, wofür Stephan Jaeggi allerdings Verständnis zeigt: „Von den inzwischen 12 Millionen Acrobat-Versionen sind 95% auf PCs installiert. Adobe will 100 Millionen Versionen verkaufen. Da muss man sich etwas mehr auf die Microsoft-User einlassen.“

Document Services statt E-Paper

Ohnehin habe Adobe intensiv an der Integration seiner Software in Firmennetzwerke gearbeitet und den Begriff „E-Paper“ im Zusammenhang mit Acrobat fallen lassen. Statt dessen operiere Adobe nun mit der Formel „Adobe Document Services“, was der inzwischen breit aufgestellten Funktionalität sehr viel gerechter wird.

Deshalb ging Jaeggi im Verlauf des Workshops auf wesentliche Funktionen im Office-Bereich ein. Schließlich waren die Teilnehmenden des Seminars nicht durch die Bank „Power-Publisher“ aus Agenturen oder aus der Vorstufe, sondern viele von Ihnen kamen aus Industrieunternehmen und Verlagen – entsprechend der breit gestreuten Kundengruppe von Gronenberg.

Stephan Jaeggi machte durch die Beschreibung des umfassenden Gesamt-Programms deutlich, welche Dimensionen PDF inzwischen für verschiedene Branchen hat. So ist die maximale Größe für ein PDF 381 km². „Das muss man nicht wissen,“ sagte Jaeggi, „aber es ist für Architekten interessant, die Landschafts- oder Städteplanungen machen.“ Dies mache auch deutlich, dass PDF keineswegs eine nur auf das Büro beschränkte Applikation ist.

Jaeggi erläuterte die Funktionen für Behörden und Institutionen, die interessante Aspekte mit sich bringen und auch für die Druck- und Medienindustrie interessant werden können. Dazu zählen einerseits die Formularherstellung oder digitale Signaturen, vor allem aber PDF/A, der künftige Standard für digitale Archive. Adobe garantiert, dass das Format von heute auch noch in 48 Jahren lesbar ist. Dies entspricht amerikanischen Vorgaben der Behörden. Es wird von der Software-Industrie eingehalten und in den nächsten Wochen als ISO-Standard definiert.

Starkes Duo: Acrobat und MS-Office

Eine seiner Stärken spielt Acrobat in Kombination mit Microsoft-Officeprodukten aus – meist jedoch nur auf dem PC. Neu ist hier die Möglichkeit, Nachrichten oder ganze Ordner aus Outlook in eine komplett navigierbare PDF-Datei zu konvertieren und zu archivieren. Eine gute Idee – vor allem wenn man bedenkt, dass alle Anhänge der Nachrichten ebenfalls in die PDFDatei überführt werden. So können komplexe E-Mail-Archive erzeugt werden.

Dies zeige auch, so Jaeggi, wohin Adobe mit seiner Software will: „In den Bereich der Dokumentation.“ Und der PDF-Experte ist davon überzeugt, dass Adobe auf diese Weise einen erheblichen Markt im Office- Bereich erschließt. Neu ist in diesem Zusammenhang auch die Unterstützung des Microsoft Publishers, von Access und von Visio sowie von Funktionen für CADDateien. Dies ist hochinteressant für die Kommunikation im Maschinenbau, da hier auch animierte Zeichnungen in ein PDF eingebunden werden können.

Aber das, was auf der einen Seite faszinierend ist und die Fülle des Programms demonstriert, hat für den Workflow im Publishing und in der Printproduktion nur wenig oder gar keine Bedeutung. Im Gegenteil, diese können sogar hinderlich sein. Denn eine Animation lässt sich nun einmal nicht drucken. Und wenig sinnvoll ist es auch, Kommentare mit zu drucken. In diesem Zusammenhang orderte Jaeggi eindringlich dazu auf, PDF-X3 zu nutzen. Hier sind alle nicht druckbaren Funktionen „verboten“, wesentliche Funktionen jedoch zwingend vorgeschrieben.

Kommentar-Workflow mit kostenlosem Adobe Reader

Als kleine Sensation wurde gefeiert, dass Adobe den Kommentar-Workflow in Richtung Reader-Anwender öffnete. Bisher konnten zum Beispiel Kunden, die nur über den kostenlosen Adobe Reader verfügen, nicht mit Anwendern der Vollversion Kommentare austauschen. Dies ist nun anders. Besitzer einer Acrobat Professional Version können nun Anwender des Adobe Reader 7.0 zum Austausch von Kommentardaten „einladen“. Dieser Vorteil hat sich aber relativiert, nachdem sich gezeigt hat, dass 75% aller Acrobat-Anwender ohnehin die professionelle Version einsetzen.

Preflight in Acrobat 7.0 Professional

Insgesamt ist das Preflight-Menü übersichtlicher und kompakter geworden. Die vielen Schaltflächen sind einem einfachen Button gewichen – und finden sich jetzt im Options- Menü wieder. Ein besonderer Clou ist die neue Möglichkeit, so genannte „Droplets“ zu erzeugen. Mit diesen kleinen Macros gibt es die Möglichkeit, direkt über den Desktop eines Rechners PDF-Überprüfungen einzuleiten und PDFs automatisch zu überprüfen. In ein Droplet werden zum Beispiel die Konditionen für einen Preflight PDF/X-3 Check eingebunden – also auch das entsprechende Output-Profil – und dies gewährleistet den konsistenten Check von Dateien. Die neue Funktion ist vor allem dann praktisch, wenn ein Administrator für ein ganzes Unternehmen Droplets erzeugt und damit unternehmensweit mit den gleichen Konditionen geprüft wird. Die Droplets sind von Mac zu Mac oder PC zu PC übertragbar – funktionieren jedoch nur, wenn eine Acrobat Professional Version auf dem jeweiligen Rechner installiert ist.

Prepress-Funktionen in Acrobat Professional

Mit Acrobat 7.0 Professional kommen auch erstmals Adobe-eigene „Print Production Tools“ zur Anwendung. Über jeweils eigene Icons lassen sich Farbräume konvertieren, RGB, CMYK oder Graustufen in einen definierten CMYK-Farbraum – zum Beispiel mit einem Fogra-Profil – transformieren und der Anwender kann eine Ausgabe-Preview am Monitor anzeigen lassen. Der Anwender kann hier wählen, ob er eine einzelne Seite – oder das gesamte Dokument konvertieren möchte. Acrobat selbst erkennt an den PDF-Elementen, welche Aktion notwendig ist – ob zum Beispiel die Farbe konvertiert wird oder erhalten bleibt. Der Anwender wählt nun noch den Zielfarbraum und definiert, ob das neue Profil der PDF-Datei als Source genutzt wird, das Profil eingebettet wird oder nicht.

„Aber Vorsicht beim Konvertieren von Farben,“ warnte Stephan Jaeggi. Wird etwa aus einem Office-Dokument auch die schwarze Schrift in 4c konvertiert, gibt es im Druck garantiert Probleme mit dem Passer. „Gehen Sie dann besser nicht zum Abstimmen an die Druckmaschine! Es gibt glaubhafte Berichte, dass Drucker handgreiflich geworden sind.“

Jaeggi gab Tipps, wie Probleme bei der Farbkonvertierung vermieden werden können. Allerdings seien hilfreiche Tools in Acrobat oftmals versteckt. Deshalb der Hinweis von Jaeggi: „Ein Preflight sollte aber den Hinweis darauf geben, dass im Original- Datenbestand etwas fehlerhaft ist.“

Dass die Preflight-Funktionen in Acrobat gelungen sind, daran ließ Stephan Jaeggi bei seiner Live-Demonstration keinen Zweifel. Zudem zeigte er Funktionen, die der Korrektur eines PDFs dienen: die Generierung von Druckmarken, das Handling und die Erweiterung von Papierformat und Beschnitt und auch das Verstärken von Haarlinien – an alles sei gedacht. Ferner findet sich in diesem Funktionsumfeld auch eine Steuerung für das Adobe In-RIP-Trapping, das jedoch nur Anwendern vorbehalten ist, die ein RIP mit Adobe In-RIP-Trapping ihr Eigen nennen. Der Clou schlechthin ist für Jaeggi das Tool zum „Flatten“ von Transparenzen. Hier kann der Anwender sofort am Monitor das Ergebnis sehen und abspeichern. Auch der überarbeitete PDF Optimizer findet sich in diesem Menü wieder. Nun lässt sich auch hier die Dateitransparenz und die Optimierung gescannter Dokumente einstellen. Das Abspeichern eigener Optimizer-Einstellungen ist jedoch weiterhin nicht möglich.

Zuverlässige PDF-Erzeugung

Auch der Distiller wurde weiterentwickelt. Neben der neuen PDF-Spezifikation mit dem Support von OpenType Fonts wurde auch PDF/X-2003 implementiert. Möglich ist hier nun auch die Umrechnung in einen definierten CMYK-Farbraum zum Beispiel mit dem ISO-Coated-Profil.

Stephan Jaeggi zeigt sich mit der Version Acrobat 7 zufrieden: „Nach der Integration einiger Prepress-Funktionen in Acrobat 6.0 hat Adobe die Print-Produktion-Funktionalität in Acrobat 7.0 Professional weiter erweitert. Eine Menge der Funktionen meiner Wunschliste wurden in die neue Version implementiert. So zum Beispiel Sonderfarben-Mapping, Farbraum-Konvertierungen und das Flatten von Transparenzen direkt im PDF, ein besseres Userinterface für die Preflight-Funktionen und nicht zuletzt ein spezielles Menü für alle Print- Produktions-Werkzeuge.“ Dennoch gibt es auch Kritik an der neuen Version: „Da sind immer noch einige Funktionen nicht vorhanden. Zum Beispiel neue Layer direkt in Acrobat zu erzeugen und die Möglichkeit, Seiten als Layer in Acrobat zu importieren – oder auch ein spezielles Menü zur Erzeugung von PDF/X.“ Stephan Jaeggi: „Gerne würde ich auch die PDF/X-Funktionen in der Standard-Version von Acrobat sehen – denn mehr und mehr Dokumente für die Druckproduktion werden nicht von professionellen Anwendern erzeugt, sondern von den Kunden selbst.“ Die Kritik ist angebracht. Schließlich sind es die Anwender in Office und Industrie, die Daten für die Druckvorstufe vorbereiten. So wäre es durchaus sinnvoll, die Preflight-Funktionen in allen Acrobat-Versionen verfügbar zu machen.

Acrobat 7.0 Professional ist nach Meinung von Stephan Jaeggi insgesamt eine gelungene Mischung aus neuen Funktionen, die den Anwender nicht überfordern, und bewährten, aufgeräumten und optimierten Funktionen. Sein Tipp: „Upgraden auf Acrobat 7 – so schnell wie möglich.“

JDF: Job Definition Format

Selbst wenn der Workshop der Gronenberg Akademie in erster Linie auf Informationen rund um Acrobat 7 zielte, ging Stephan Jaeggi auf einen kommenden Standard ein, der zunächst nur für die Druckindustrie relevant ist, der jedoch in nicht all zu ferner Zukunft auch das Zusammenwirken von Kunden und Druckereien beeinflussen wird. JDF ist das Kürzel, hinter dem sich der Begriff „Job Definition Format“ verbirgt.

JDF ist ein Datenformat zur Beschreibung sämtlicher Informationen über den Druckauftrag – also nicht wie beim PDF der Jobs selbst. Das JDF-Format erlaubt die Beschreibung aller technischen und administrativen Auftragsparameter, begonnen bei der Angebotsanfrage bis hin zur Abrechnung. Eingebettet sind Informationen für Vorstufe, Druck und Verarbeitung einerseits und Funktionen wie Tracking (das Nachverfolgen des Auftrags), Leistungsdatenerfassung und Daten zur korrekten Nachkalkulation andererseits.

Ein entsprechender Editor wurde bereits in Acrobat 7 implementiert. Mit einem einfachen Doppelklick kann eine JDF-Datei aus dem Betriebssystem heraus in Acrobat geöffnet werden. Der JDF-Editor zeigt die JDF-Inhalte aller Job-bezogenen Spezifikationen an. Mit dieser Implementierung stellt Adobe erstmals einen branchenweit zugänglich und einsetzbaren JDF-Editor zur Verfügung.

„JDF,” da ist sich Stephan Jaeggi ganz sicher, „wird die grafische Industrie mehr verändern als alle Technologien der letzten Jahrzehnte zusammen. Denn JDF betrifft alle Bereiche der Administration, Produktion und Logistik und beeinflusst die Beziehung zwischen Lieferanten, Druckereien und Kunden.”

Nutzen der Veranstaltung

Stephan Jaeggi legte bei seinem Workshop großen Wert auf den Preflight und die Bedeutung einer standardisierten Produktion, erläuterte Sinn und Zweck, Regeln und Einstellungen, um den Gronenberg-Kunden die Wichtigkeit des Preflight – auch in Absprache mit der Druckerei – näher zu bringen. Denn mangelhafte Dokumente führen nach wie vor zu Zeitaufwand und Mehrkosten.

Auch Gronenberg arbeitet nach Standards. Es ist daher kein eigenes Profil für Gronenberg erforderlich, sondern man kann nach ISO-coated arbeiten. Viele Einstellungen und Konvertierungen für den eigentlichen Druckprozess übernimmt dann der Prepress- Workflow bei Gronenberg. „Natürlich übernehmen Sie dabei auch die Verantwortung für die Farbe,“ machte Jaeggi deutlich, „aber Gronenberg wird sicherlich intervenieren, wenn sich Probleme anbahnen sollten.“

Nun, wir können das bestätigen.