Papier ausnutzen, Porto optimieren und dem Versand mehr Aufmerksamkeit widmen

Die Kosten für eine Drucksache lassen sich nicht erst dann ermitteln, wenn das Angebot oder die Rechnung auf dem Tisch liegen – Kosten spart man bereits bei der Konzeption einer Drucksache. Vorausgesetzt man definiert exakt, in welcher Form welches wie gedruckte Objekt welche Empfänger erreichen soll. Das kann mit vermeintlichen Banalitäten wie der Größe einer Drucksache beginnen, dem Umfang des Objektes oder der Papierauswahl. Denn all diese Parameter haben entweder Einfluss auf den Druck, die Verarbeitung oder – und vor allem – den Versand. Denn der kann durchaus die gleichen oder noch höhere Kosten ausmachen wie die eigentlichen Druckkosten.

Es hört sich nicht gerade intelligent an, aber bei der Drucksachenproduktion sollte man das Pferd von hinten aufzäumen. Und das ist durchaus ernst gemeint. Denn nur wer die Kosten des Vertriebs (Postversand etc.) kennt, kann bereits im Vorfeld der Produktion mit dem »Sparen« beginnen.

Bei der Konzeption sollten also bereits die Experten der späteren Produktion mit am Tisch sitzen – oder man sollte zumindest anfragen, ob und wie sich eine wie auch immer geartete Drucksache kostengünstig herstellen lässt. Dabei sollten Aspekte wie Zielgruppe, Ansprache und die daraus abgeleitete Auflage, bereits diskutiert werden oder feststehen.

Schließlich ist es schon ein Unterschied, ob man mit großer Auflage Massenkommunikation betreiben will (also mit einer identischen Drucksache viele Menschen ansprechen will) oder ob per Individualisierung 1:1 (jeder Druck individuell) mit dem Empfänger kommuniziert werden soll, wofür der Digitaldruck eingesetzt werden muss. Und in diesem Zusammenhang sollte man durchaus einmal darüber nachdenken, ob ein personalisiertes Mailing oder eine entsprechend individuelle Postkarte nicht vielleicht viel effektiver sein könnte als ein unpersönliches Anschreiben.

Die Größe des Objekts

Aber vom Druckverfahren einmal völlig abgesehen, liegen die wirklichen Einsparpotenziale – nehmen wir beispielhaft eine Kundenzeitschrift – immer noch in der Konzeption der Drucksache selbst.

Denken Sie nur einmal an die Größe des Objektes. Mit DIN-Formaten können Sie eigentlich nichts falsch machen. Die Druckmaschinen in den Drucksälen sind auf diese Formate eingerichtet. Allerdings: das Papier, das bedruckt wird, ist größer als das später beschnittene Exemplar. Ließe sich also überlegen, wie man den Bogen Papier optimal ausnutzt.

Wie beispielsweise das bei Ihnen vorliegende Exemplar Gronenberg »MediaPress«, das ein Format von 23 x 33 cm hat. Mit den für den Druck und die Weiterverarbeitung notwendigen Pass-, Register- und Schnittmarken ist so ein Bogen Papier im Format 70 x 100 cm (Standardgröße für die sogenannten 8-Seiten-Druckmaschinen) optimal ausgenutzt. Für den Druck und die folgende Weiterverarbeitung also kein Problem.

Druckbögen werden nicht immer voll ausgenutzt. Ein Teil ist schlichtweg nur »Futter«, das nach der Weiterverarbeitung dem Papierwolf zugeführt wird. Ähnlich wie diese Zeitschrift ließe sich das Papierformat besser ausnutzen. Doch alleine dies spart keine Kosten. Die Folgen des größeren Formats machen sich oftmals im Porto bemerkbar.

Die Taktik der Aussendung

Anders jedoch beim Versand. Sie benötigen Briefhüllen oder Couverts, die nicht dem üblichen Standard entsprechen und deshalb oft entsprechend teurer sein können. Dafür jedoch liegt das Format noch innerhalb der von der Post zugelassenen Höchstgröße für einen Groß- beziehungsweise Maxibrief: und die sind beide mit 25 x 35,3 cm definiert.

Das heißt auch, dass die Sendung per Post dem Preis eines Couverts entspricht, das größer als normale Briefhüllen im Lang-DIN-Format sind und bei 1,44 € liegt. Vorausgesetzt, Sie verschicken Ihre Sendung in einzelnen Exemplaren und nicht als Massendrucksache. Die Grenze für den sogenannten Infobrief liegt bei 50 Exemplaren (und das könnte ja die Auflage einer personalisierten Kundenzeitschrift sein).

Ab dieser Stückzahl sparen Sie bereits beim Postversand. Und bei noch höheren Auflagen (Infopost) bietet die Post gestaffelte Tarife. Sie müssen jedoch bestimmte Mengen (mindestens 4.000 Exemplare) erreichen und diese nach Postleitzahlen sortiert bei der Post aufgeben. Und nicht zuletzt müssen die jeweiligen Briefe inhaltsgleich sein. Das heißt beispielsweise, dass das Anschreiben identisch sein muss (Adresse und Ansprechpartner dürfen logischerweise variieren).

Inhaltsgleich bezieht sich aber auch auf den Umfang der Sendung: So können Sie zum Beispiel Ihre Hauszeitschrift mit je einem Anschreiben versehen. Kommt noch ein Muster dazu – kein Problem. Vorausgesetzt es liegt allen Aussendungen bei.

Neben Rotstift und Taschenrechner helfen vor allem die Informationsschriften der Post dabei, sich innerhalb von Toleranzen zu bewegen und Kosten einzusparen. In jedem Fall ermöglichen sie schon bei der Planung einer Drucksache, die Kosten transparent zu halten und sichtbar zu machen.

Größe + Umfang = Gewicht

Natürlich spielt beim Versand das Gewicht eine erhebliche Rolle. Daher ist es sinnvoll, bei der Planung der Drucksache zu berechnen, welches Gewicht die Sendung später inklusive Couvert und einem möglichen Anschreiben haben wird.

Dies lässt sich natürlich durch den Umfang der Drucksache und die Grammatur des Papiers steuern. Dabei sollte allerdings stets beachtet werden, dass Sinn und Aufgabe der Drucksache nicht aus den Augen verloren wird. Denn ein zur Imagebildung hergestellter Katalog sollte nicht »billig« daher kommen. Die Papierwahl ist hier entscheidend, denn Papier transportiert die Botschaften. Nicht umsonst werden beispielsweise Geschäftsberichte immer auf wertvollem Papier gedruckt.

Erst dann das Layout

Erst dann, wenn all diese Parameter geklärt sind, sollte man sich an das Layout, den Umbruch und an die eigentliche Drucksache machen. Nur dann haben Sie die Gewissheit, dass nichts mehr an der Zielsetzung, am Layout oder an der Größe geändert wird (sonst können Sie in den meisten Fällen mit der Arbeit gerade einmal von vorne und neu beginnen).

Und auch hier, in der Vorstufe zu Druck und Medienproduktion, im Bereich Premedia, gibt es nicht unerhebliche Sparpotenziale. Schließlich sind Sie als Hersteller der Publikation ja bereits Teil der eigentlichen Produktion. In jedem Fall ist eine Absprache mit den Spezialisten in der Vorstufe notwendig, welche Programme Sie einsetzen und wie sie die Daten am sinnvollsten anliefern, damit kein Korrektur- oder Nachbearbeitungsaufwand mehr anfällt. Idealerweise als PDF (Gronenberg zeigt Ihnen, wie es geht): das spart Speicherplatz und zu übertragende Datenmengen, verhindert das Vergessen von Schriften und Bildern etc.

Aber vor allem bei der Bildreproduktion ist rege Kommunikation zwischen dem Hersteller einer Drucksache und dem »verarbeitenden « Betrieb angesagt. Denn nur die Drucker und ihre Vorstufen- Spezialisten wissen, wie Ihr Bild perfekt zu den Gegebenheiten in der Plattenherstellung und im Drucksaal angepasst werden kann. Dies gehört zwar eher in den Bereich der Qualitätssteuerung, doch jeder weiß, welche Kosten und Umstände es macht, wenn eine Drucksache nicht dem Ergebnis entspricht, das erwartet wurde.

Print & Logistik

Doch all diese Anstrengungen machen wenig Sinn, wenn man am Ende des Produktionsprozesses das Geld quasi »zum Fenster rausschmeißt«. Viel zu wenige denken daran, dass die Druckerei auch in der Lage, wenn nicht gar prädestiniert dazu ist, die gedruckten Informationen auch kostengünstig zu verpacken und zu versenden. Printlogistik nennt man dies bei Gronenberg.

Denn wenn die Druckerei Ihre Drucksachen schon druckt und verarbeitet, muss sie die einzelnen Exemplare auch in handlichen, sprich transportierbaren, Einheiten verpacken. Das kostet Zeit und Material und damit auch Geld.

Und Sie packen dies alles wieder sorgfältig aus, stellen Ihre Aussendung zusammen und geben sie zur Post.

Dabei ginge es auch anders. Wie am Fließband. Sie überlassen Ihrem Drucker die Printlogistik. Er kann die einzelnen Exemplare direkt nach der Verarbeitung entsprechend der Versandform couvertieren, etikettieren und für den Postversand aufbereiten. Das spart das Verpacken und Auspacken an unterschiedlichen Standorten und zudem den nicht ganz unerheblichen Transportweg.

Dienstleistung Druck und mehr

Wenn man so will, sind Drucker eigentlich Logistiker. Nicht nur, dass sie drucken, sie versenden, ordern Materialien und kümmern sich um alles rund um Ihre Drucksache. Und zudem sind Drucker auch Kaufleute, mit denen man vernünftig reden kann.

Beispielsweise über einzelne Drucksachen und deren Logistik oder auch über Großaufträge. Und gerade dabei sind Druckereien zum Teil »spendabel«. Gronenberg zumindest. Denn dabei lassen sich wirklich Kosten einsparen, ohne dass es Ihnen oder Gronenberg weh tut.

Denn man kann durchaus über einen Jahresauftrag mit der Druckerei verhandeln. Die wird Ihnen sicherlich preislich entgegen kommen können, wenn sie weiß, wie viel Papier einzukaufen ist. Denn je größer die einzukaufende Menge Papier ist, desto eher kann die Druckerei günstiger einkaufen. Zumindest sind es vor allem für Sie kalkulierbare Kosten, die keinen großen Preissprüngen unterliegen.